ইমেইল বক্স থেকে গুরুত্বপূর্ণ মেইল খুঁজে বের করার ৩টি কার্যকর কৌশল

দীর্ঘদিন ধরে একই ইমেইল ঠিকানা ব্যবহার করলে ইনবক্সে অপ্রয়োজনীয় মেইলের সংখ্যা বেড়ে যাওয়া খুবই স্বাভাবিক। বিভিন্ন ওয়েবসাইট, সাবস্ক্রিপশন বা প্রচারণামূলক মেইল জমতে জমতে এমন অবস্থায় পৌঁছায় যে দরকারি মেইল খুঁজে পাওয়াই কঠিন হয়ে পড়ে। তবে চিন্তার কিছু নেই— সহজ তিনটি কার্যকর কৌশল ব্যবহার করেই আপনি আবারও আপনার ইনবক্সকে গুছিয়ে রাখতে পারেন।

১. ইমেইল ঠিকানায় ডট (.) ব্যবহার করুন

জিমেইলের একটি গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হলো— ইমেইল ঠিকানার মধ্যে ডট (.) যোগ বা বাদ দিলে তা একই অ্যাকাউন্টেই পৌঁছায়। যেমন: johnsmith@gmail.com , john.smith@gmail.com কিংবা j.o.h.n.smith@gmail.com—সবগুলোই একই ইনবক্সে যাবে।

এই সুবিধাটি কাজে লাগিয়ে আপনি আলাদা আলাদা উদ্দেশ্যে ভিন্ন ভিন্ন ভার্সন ব্যবহার করতে পারেন। যেমন, ব্যক্তিগত যোগাযোগের জন্য এক ধরনের ঠিকানা এবং অফিস বা ব্যবসার জন্য আরেকটি।

এরপর জিমেইলের ফিল্টার ব্যবহার করে নির্দিষ্ট ঠিকানায় আসা মেইলগুলো আলাদা ফোল্ডারে পাঠাতে পারবেন।

ফিল্টার সেটআপ করার ধাপগুলো

জিমেইলের ডান পাশে থাকা সেটিংস আইকনে ক্লিক করে ‘সি অল সেটিংস’ নির্বাচন করুন

> Filters and Blocked Addresses ট্যাবে যান

> Create a New Filter এ ক্লিক করুন

> To ঘরে ডটসহ ইমেইল ঠিকানা লিখুন

> Create Filter নির্বাচন করুন

> Skip the Inbox এবং Apply the Label অপশন নির্বাচন করুন

প্রয়োজন হলে নতুন লেবেল তৈরি করুন

শেষে Create Filter চাপুন

চাইলেই আগের মেইলগুলোতেও এই ফিল্টার প্রযোজ্য করতে পারেন।

২. প্লাস (+) সাইন দিয়ে অ্যালিয়াস তৈরি করুন

ডটের মতোই জিমেইলে প্লাস (+) সাইন ব্যবহার করে অ্যালিয়াস তৈরি করা যায়। যেমন: johnsmith+news@gmail.com, johnsmith+shopping@gmail.com কিংবা johnsmith+offers@gmail.com

এই ধরনের ঠিকানা ব্যবহার করে আপনি সহজেই বুঝতে পারবেন কোন সাইট বা সার্ভিস থেকে মেইল এসেছে।

ধরা যাক, আপনি কোনও শপিং ওয়েবসাইটে অ্যাকাউন্ট খুললেন। তখন johnsmith+shop@gmail.com ব্যবহার করতে পারেন। পরে ফিল্টার তৈরি করে ওইসব মেইল আলাদা ফোল্ডারে রাখতে পারবেন। এমনকি পুরনো অ্যাকাউন্টগুলোর ইমেইল ঠিকানাও পরিবর্তন করে এই পদ্ধতি ব্যবহার করা সম্ভব।

৩. এক ক্লিকেই ইনবক্স কাস্টমাইজ করুন

সব সময় ফিল্টার বা ফোল্ডার তৈরি করা প্রয়োজন হয় না। জিমেইল নিজেই ইনবক্স সাজানোর কিছু অপশন দেয়।

সেটিংস আইকনে ক্লিক করে Inbox Type থেকে আপনি বেছে নিতে পারেন:

এই অপশনগুলো ব্যবহার করলে ইনবক্সের উপরের অংশে আপনার নির্বাচিত গুরুত্বপূর্ণ মেইলগুলো আগে দেখা যাবে। কাস্টমাইজ অপশন থেকে আপনি আরও সেটিংস ঠিক করতে পারবেন— যেমন কোন ট্যাব দেখাবেন, কতগুলো আনরিড মেইল দেখাবে ইত্যাদি।

এই কৌশলগুলো ব্যবহার করে নতুন ইমেইল অ্যাকাউন্ট না খুলেই ইনবক্স গুছিয়ে রাখা সম্ভব। তবে চাইলে ভিন্ন কাজে ভিন্ন ইমেইল ব্যবহার করাও খারাপ নয়।

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হলো— যে পদ্ধতিটি আপনার জন্য সহজ এবং দীর্ঘমেয়াদে ব্যবহারযোগ্য, সেটিই বেছে নেওয়া। তাহলেই অগোছালো ইনবক্সের ঝামেলা থেকে অনেকটাই মুক্ত থাকা যাবে।